Zpracování přijaté Datové zprávy
Zefektivněte správu datových zpráv z datových schránek pomocí automatizovaného workflow. enTeam Journal DS umožňuje bezpečné, rychlé a průkazné zpracování zpráv, ať už manuálně, nebo automatizovaně.
Graf workflow – příklad
Jak workflow funguje – krok za krokem (příklad)
- Přijetí datové zprávy
- Datové zprávy jsou synchronizovány z vaší Datové schránky do systému Journal DS pravidelně nebo manuální akcí uživatele.
- Automatická klasifikace a příp. zpracování
- Systém analyzuje typ zprávy a automaticky ji zpracuje, přidělí příslušnému zpracovateli nebo předá pracovníkovi odpovědnému za roztřídění příchozí pošty.
- Roztřídění
- Odpovědný pracovník zprávu přidělí odpovědnému řešiteli nebo oddělení.
- Zpracování řešitelem
- Zpráva je prohlédnuta a zpracována odpovědnou osobou vč. případného vytvoření odpovědi – workflow odchozí Datové zprávy.
- Archivace a evidence
- Po dokončení zpracování je zpráva bezpečně uložena v důvěryhodném archivu, kde je dostupná pro budoucí kontrolu nebo audit.
Odeslání Datové zprávy
Udělejte odesílání Datových zpráv rychlé, bezpečné a průkazné. Pomocí enTeam Journal DS můžete automatizovat tvorbu, kontrolu a archivaci odeslaných Datových zpráv, nastavit pravidlo čtyř očí před odesláním a zajistit stoprocentní auditovatelnost.
Graf workflow – příklad
Jak workflow funguje — krok za krokem (příklad)
- Vytvoření zprávy
- Uživatel nebo aplikace (např. jiné workflow) vytvoří obsah zprávy (adresát, předmět, přílohy).
- Volitelně doplní metadata (čísla jednací, spisové značky, apod.).
- Interní revize a schválení
- Zpráva je předána odpovědným schvalovatelům (kontrola právního oddělení, finanční kontroly apod.).
- Každý krok je auditován, připomínky se vrací autorovi nebo je schvalovatelé rovnou zapracují.
- Odeslání
- Zpráva je odeslána oprávněným odesilatelem do datové schránky adresáta.
- Systém sleduje doručení a přijme doručenky nebo chybové hlášky.
- Eskalace při problémech
- Pokud doručení selže, workflow automaticky upozorní odpovědné osoby a spustí náhradní postup (opakované odeslání, interní ticket, apod.).
- Archivace a evidence
- Kompletní záznam (zpráva, přílohy, informace o schvalování, odeslání a doručení) je uložen do archivu.
- Data jsou dostupná pro audit, vyhledávání a export.
Automatizační pravidla a možnosti integrace
- Šablony pro různé typy dokumentů (faktury, smlouvy, oznámení).
- Spouštěče: např. vystavení faktury v účetním systému = automaticky vytvořit a připravit datovou zprávu.
- Integrace: jiná workflow, účetnictví, CRM, ERP — metadata a přílohy jsou přenášeny automaticky.
- Notifikace: e-mail / interní notifikace.
Klíčové výhody workflow
- Automatizace zpracování – šetří čas a snižuje riziko chyb
- Audit a historie – každá akce je sledována a zaznamenána
- Delegace a notifikace – každý úkol dorazí ve správný čas ke správnému uživateli
- Flexibilita workflow – proces lze přizpůsobit specifikům vaší firmy
- Bezpečná archivace – zprávy jsou průkazně uloženy a připraveny pro audit
Proč zvolit enTeam Journal DS
- Rychlejší a bezpečnější zpracování Datových zpráv
- Přehledný systém pro všechny uživatele
- Podpora automatického zpracování
- Vazba na jiná workflow
- Zajištění souladu s legislativou a interními pravidly společnosti