Mějte firemní dokumenty pod kontrolou. Bezpečné ukládání, verzování, rychlé vyhledávání a sdílení napříč firmou – s možností propojení na workflow a schvalování.
Ideální jako základ pro digitalizaci oběhu dokumentů a auditní dohledatelnost.
Co typicky řešíme
Dokumenty jsou roztroušené v e‑mailech, na discích a ve složkách
Nejasné verze dokumentů („která je poslední?“)
Chybí práva, přístupové role a auditní stopa
Potřeba rychle dohledat dokument podle metadat / fulltextu
Co je enTeam DMS
enTeam DMS je modul pro správu firemních dokumentů. Zajišťuje centrální digitální archiv, historii verzí, řízení přístupů a rychlé vyhledávání. DMS zároveň slouží jako základ pro automatizaci dokumentových procesů – např. schvalování smluv, objednávek nebo interních směrnic.
Hlavní funkce
Centrální úložiště s historií verzí
Rychlé vyhledávání + šablony dokumentů
Nastavení práv a přístupů (role, oddělení, citlivé dokumenty)
Integrace s Workflow Managerem (schvalování a procesy)
Typické scénáře využití
DMS má široké možnosti uplatnění – často slouží jako základní stavební kámen digitální kanceláře.
Zpracování denních dávek dokumentů ze skeneru (objednávky, dodací listy, faktury)
Napojení na ERP/účetnictví – automatická archivace výstupů a sestav
Digitalizace papírových archivů (jednorázově nebo průběžně)
Řízený oběh dokumentů: tvorba → připomínky → schválení → archiv
Jak to funguje v praxi
Dokument se uloží do DMS (ručně, importem, z e‑mailu, ze skeneru nebo z ERP)
Systém doplní metadata (typ dokumentu, klient, číslo, datum…) a nastaví práva
Proběhne schválení ve workflow (pokud je potřeba)
Dokument se archivuje s verzemi a kompletní historií
Vyhledání je otázkou sekund – podle metadat nebo fulltextu
Příklad využití: schvalování a verzování smluv
Jedna z nejčastějších aplikací DMS je řízená práce se smlouvami. Všechny smlouvy jsou v jednotném archivu, mají jasné verze, připomínky i schvalovací proces.
Průběh workflow
Založení smlouvy v DMS (šablona + metadata)
Připomínkování: právník / obchod / vedení
Schválení (1–N úrovní) + termíny
Uložení finální verze + uzamčení (read‑only)
Archivace + snadné dohledání při auditu
Výstupy a přínosy
Žádné „poslední_verze_final_final.docx“
Rychlé dohledání podle klienta / čísla / fulltextu
Jasná kontrola přístupů a citlivých dokumentů
Auditní stopa: kdo dokument upravil / schválil
Integrace a napojení
DMS je největší přínos, když se propojí na firemní procesy a systémy:
Workflow Manager – schvalování a navazující úkoly
Journal DS – ukládání příloh a evidence komunikace
ERP / účetnictví – archivace sestav, faktur a podkladů
API / importy – automatické ukládání dokumentů z dalších systémů
Chcete mít dokumenty opravdu pod kontrolou?
Navrhneme strukturu digitálního archivu, práva, metadata i workflow. A nasadíme to tak, aby to lidé skutečně používali.
