Nasadíme to tak, aby se zprávy neztrácely a šly kdykoliv dohledat pro audit.
Co typicky řešíme
Více datových schránek a nejasná odpovědnost za vyřízení
Ruční přeposílání a ztracené informace v e‑mailech
Požadavek na průkaznou archivaci a auditní stopu
Schvalování před odesláním (princip „čtyř očí“)
Co je Journal DS
Journal DS je modul pro zpracování datových zpráv z jedné nebo více datových schránek. Zprávy můžete vyřizovat ručně nebo je nechat zpracovat automatizačními pravidly a delegovat na zpracovatele. Vše se ukládá do důvěryhodného archivu, aby byly zprávy průkazné a dohledatelné.
Hlavní funkce
Podpora neomezeného počtu datových schránek
Ruční i automatické zpracování zpráv
Vlastní schémata zpracování datových zpráv (workflow)
Neomezená archivace na vašem serveru
Přehled historie a reporty
Systém přístupových práv a filtrování
Jak to funguje v praxi
Synchronizace zpráv z datové schránky (pravidelně nebo ručně)
Klasifikace a přiřazení: automaticky podle pravidel nebo ručně triáž
Zpracování řešitelem: úkoly, poznámky, tvorba odpovědi
Odeslání / uzavření: volitelně schválení před odesláním
Archivace a evidence: kompletní záznam pro audit a dohledání
Příklad využití: Workflow pro zpracování datových zpráv
Níže je ukázka typického workflow pro přijaté a odchozí datové zprávy. Stejný princip lze upravit pro specifika vaší organizace (oddělení, typy zpráv, schvalování, integrace).
Zpracování přijaté datové zprávy
Přijetí zprávy: synchronizace z DS do Journal DS
Automatická klasifikace: typ zprávy → pravidlo → přiřazení / automatické kroky
Roztřídění (triáž): předání oddělení nebo konkrétnímu řešiteli
Zpracování řešitelem: vyřízení, případně příprava odpovědi
Archivace a evidence: uložení do důvěryhodného archivu
Co tím získáte
Žádné ztracené zprávy – vše je v jednom systému
Jasná odpovědnost a dohledatelnost kroků
Rychlejší vyřízení díky automatickému přiřazování
Podklady připravené pro audit a kontrolu
Odeslání datové zprávy (včetně schválení)
Vytvoření zprávy: adresát, předmět, přílohy, volitelně metadata
Interní revize a schválení: princip čtyř očí + připomínky
Odeslání oprávněnou osobou + sledování doručení
Eskalace při problémech: upozornění a náhradní postup
