Začněme jedním procesem, který vás dnes stojí nejvíc času.
Co typicky řešíme
Schvalování dokumentů a požadavků bez e‑mailového chaosu
Předávání úkolů mezi rolemi + notifikace a připomínky
Kontrola termínů, eskalace a SLA
Auditní stopa: kdo‑co‑kdy a proč
Proč mít procesy nastavené a automatizované
Jasně definované procesy snižují chaos, zrychlují práci a omezují chyby. Workflow systém přidá automatizaci, přehled a možnost škálovat firmu bez zbytečné administrativy.
Přínosy pro firmu
Jasná struktura a odpovědnost (každý ví, co má dělat)
Vyšší efektivita a rychlost dokončení úkolů
Méně chyb a opomenutí díky pevným krokům
Škálovatelnost – nové lidi zapojíte bez chaosu
Přínosy automatizace
Úspora času a nákladů – rutinu dělá systém
Přehled v reálném čase pro vedení i týmy
Flexibilita – pravidla upravíme podle vašeho provozu
Spokojenější tým i zákazníci díky plynulému průběhu
Jak to funguje (typický princip)
Definujeme kroky procesu, role a pravidla (co spouští další krok)
Systém automaticky přiděluje úkoly, hlídá termíny a posílá notifikace
Schvalování probíhá ve workflow (včetně připomínek a verzí)
Na konci vznikne výstup + kompletní auditní stopa
Příklad využití: Workflow pro firemní zakázku
Od přijetí poptávky až po fakturaci, vyhodnocení a archivaci – každá zakázka projde jasně definovaným postupem. Nic se neztratí, nic se nepřeskočí.
1) Obchodní část zakázky
Založení nové poptávky a základních údajů (klient, termíny)
Vytvoření rozpočtu a nabídky
Možnost iterací nabídky až do přijetí
2) Přidělení odpovědností
Automatické přiřazení úkolů podle rolí
Jasná odpovědnost za každý krok
3) Realizace úkolů
Každý vidí co má dělat, do kdy a s jakou prioritou
Notifikace a připomínky hlídají termíny
Návaznost kroků (např. výroba → kontrola → předání)
4) Kontrola a schvalování
Průběžná kontrola výstupů a připomínky
Bez schválení nic nepokračuje dál
5) Uzavření a vyhodnocení zakázky
Vytvoření výstupních dokumentů, reportů a podkladů pro fakturaci
Archivace všech podkladů a historie
Hlavní výhody pro zakázky
Přehled o všech zakázkách na jednom místě
Jasná odpovědnost a kontrola termínů
Menší riziko chyb a opomenutí
Snazší spolupráce mezi týmy a odděleními
Rychlejší dokončení zakázek a spokojenější zákazníci
Příklad využití: Interní požadavky a helpdesk
Jednotný systém pro interní žádanky (IT, nákup, HR, provoz). Každý požadavek má stav, řešitele a termín. Zmizí přeposílání e‑mailů, ztracené informace a nejasné priority.
Co typicky řešíme
Požadavky chodí do e‑mailu / na Teams a ztrácí se
Není jasné, kdo je řešitel a kdy to má být hotové
Uživatelé urgují, ale nikdo nevidí historii a stav
Chybí reporting (kolik se toho řeší, jak dlouho, kde jsou úzká místa)
